ডিফল্টরূপে একজন ব্যবহারকারীর কেবলমাত্র তাদের সাথে শেয়ার করা রেকর্ডগুলিতে অ্যাক্সেস থাকে৷ কিছু ভূমিকা যেমন প্রশাসক ভূমিকা, প্রেরণকারী বা ডিজিটাল উত্তরদাতার কাছে রেকর্ডের বিস্তৃত পরিসরে অ্যাক্সেস রয়েছে যা তাদের সাথে ভাগ করা হয় না।
যখন একটি রেকর্ড একজন ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করা হয়, সেই ব্যবহারকারীর রেকর্ড দেখার, সম্পাদনা করার এবং মন্তব্য করার এবং অন্যদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি থাকে৷
যদি একজন ব্যবহারকারী একটি পরিচিতি তৈরি করে, সেই পরিচিতিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের সাথে শেয়ার করা হয়।
একটি পরিচিতি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একজন ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করা হয় যখন সেই ব্যবহারকারী:
- যোগাযোগের একটি মন্তব্যে @ উল্লেখ করা হয়েছে
- পরিচিতির জন্য বরাদ্দ করা হয়েছে
- পরিচিতিতে সাবসাইন করা হয়েছে।
- কোচ হিসেবে চিহ্নিত
একটি গ্রুপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ব্যবহারকারীর সাথে ভাগ করা হয় যখন সেই ব্যবহারকারী হয়:
- @ গ্রুপে একটি মন্তব্যে উল্লেখ করা হয়েছে
- গ্রুপে বরাদ্দ করা হয়েছে
- গ্রুপের কোচ হিসেবে চিহ্নিত
কোনো ব্যবহারকারীকে গোষ্ঠীর সদস্য হিসেবে যুক্ত করলে সেই ব্যবহারকারীর সাথে গোষ্ঠী ভাগ করা যায় না।
ম্যানুয়ালি শেয়ার করা
ব্যবহারকারীর সাথে ম্যানুয়ালি একটি রেকর্ড (যোগাযোগ, গোষ্ঠী, প্রশিক্ষণ, ইত্যাদি) ভাগ করতে ক্লিক করুন 
একটি রেকর্ডের উপরের ডানদিকে বোতাম। এই বোতামে ক্লিক করলে দেখা যাবে এটি বর্তমানে কার সাথে শেয়ার করা হয়েছে।
আপনি যে ব্যবহারকারীর সাথে রেকর্ড ভাগ করতে চান তাকে খুঁজে পেতে অনুসন্ধান করুন এবং তারপরে মডেলটি বন্ধ করুন।
একটি রেকর্ড শেয়ার করা বন্ধ করা হচ্ছে
একটি রেকর্ড ফর্ম অ্যাক্সেস সরাতে শেয়ার মডেল খুলুন এবং ব্যবহারকারীর নামের পাশে x ক্লিক করুন.
একটি রেকর্ড শেয়ার না করা কখনই স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটে না। যদি কোনও পরিচিতি অন্য কোনও ব্যবহারকারীকে বরাদ্দ করা হয় বা সাবসাইন করা হয়, তবে এটি যে মূল ব্যবহারকারীকে বরাদ্দ করা হয়েছিল সে এখনও পরিচিতিগুলিতে অ্যাক্সেস রাখে
ব্যবহারকারীর যদি প্রশাসকের ভূমিকাগুলির মধ্যে একটি থাকে, তবে তাদের সাথে ভাগ করা না হলেও রেকর্ডটিতে অ্যাক্সেস থাকতে পারে। দেখুন অনুমতি টেবিল কি ভূমিকা জন্য কি রেকর্ড দেখতে পারেন.
একজন ব্যবহারকারী সেগুলিকে একটি রেকর্ড থেকে শেয়ার মুক্ত করতে পারেন এবং রেকর্ডে আর অ্যাক্সেস থাকবে না (পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করার পরে)।
