Per defecte, un usuari només té accés als registres que es comparteixen amb ell. Alguns rols com els rols d'administrador, el despatxador o el contestador digital tenen accés a una gamma més àmplia de registres que no es comparteixen amb ells.
Quan un registre es comparteix amb un usuari, aquest té permís per veure, editar i comentar el registre i compartir-lo amb altres persones.
Si un usuari crea un contacte, aquest es comparteix automàticament amb ell.
Un contacte es comparteix automàticament amb un usuari quan aquest és:
- @esmentat en un comentari al contacte
- assignat al contacte
- subassignat al contacte.
- marcat com a entrenador
Un grup es comparteix automàticament amb un usuari quan aquest és:
- @esmentat en un comentari al grup
- assignat al grup
- marcat com a entrenador del grup
Afegir un usuari com a membre d'un grup no comparteix el grup amb aquest usuari.
Compartir manualment
Per compartir manualment un registre (contacte, grup, formació, etc.) amb un usuari, feu clic a 
botó a la part superior dreta d'un registre. Si feu clic a aquest botó, us mostrarà amb qui es comparteix actualment.
Utilitzeu la cerca per trobar l'usuari amb qui voleu compartir el registre i després tanqueu el modal.
S'està deixant de compartir un registre
Per eliminar l'accés d'un registre, obriu el modal de compartició i feu clic a la x al costat del nom de l'usuari.
L'abandonament de la compartició d'un registre mai es produeix automàticament. Si s'assigna o subassigna un contacte a un usuari diferent, l'usuari original al qual s'ha assignat encara conserva l'accés als contactes.
Si l'usuari té una de les funcions d'administrador, pot tenir accés al registre encara que no es comparteixi amb ell. Veure el taula de permisos per a quins rols es pot veure quins registres.
Un usuari pot deixar de compartir-se des d'un registre i ja no té accés al registre (després d'actualitzar la pàgina).
