Yn ddiofyn dim ond y cofnodion sy'n cael eu rhannu gyda nhw sydd gan ddefnyddiwr. Mae gan rai rolau fel y Rolau Gweinyddol, Anfonwr neu'r Ymatebwr Digidol fynediad at ystod ehangach o gofnodion nad ydynt yn cael eu rhannu â nhw.
Pan fydd cofnod yn cael ei rannu â defnyddiwr, mae gan y defnyddiwr hwnnw ganiatâd i weld, golygu, a rhoi sylwadau ar y cofnod a'i rannu ag eraill.
Os yw defnyddiwr yn creu cyswllt, caiff y cyswllt hwnnw ei rannu'n awtomatig â nhw.
Rhennir cyswllt yn awtomatig gyda defnyddiwr pan fydd y defnyddiwr hwnnw:
- @crybwyllwyd mewn sylw ar y cyswllt
- neilltuo i'r cyswllt
- is-aseinio i'r cyswllt.
- marcio fel yr hyfforddwr
Rhennir grŵp yn awtomatig â defnyddiwr pan fydd y defnyddiwr hwnnw:
- @crybwyllwyd mewn sylw ar y grŵp
- neilltuo i'r grŵp
- marcio fel hyfforddwr y grŵp
Nid yw ychwanegu defnyddiwr fel aelod o grŵp yn rhannu'r grŵp gyda'r defnyddiwr hwnnw.
Rhannu â llaw
I rannu cofnod â llaw (cyswllt, grŵp, hyfforddiant, ac ati) gyda defnyddiwr cliciwch ar y 
botwm ar ochr dde uchaf cofnod. Bydd clicio ar y botwm hwn yn dangos i chi gyda phwy mae'n cael ei rannu ar hyn o bryd.
Defnyddiwch y chwiliad i ddod o hyd i'r defnyddiwr rydych chi am rannu'r cofnod ag ef ac yna cau'r moddol.
Dad-rannu cofnod
I ddileu mynediad o gofnod agorwch y modd rhannu a chliciwch ar yr x nesaf at enw'r defnyddiwr.
Nid yw dad-rannu cofnod byth yn digwydd yn awtomatig. Os yw cyswllt yn cael ei aseinio neu ei is-aseinio i ddefnyddiwr gwahanol, mae'r defnyddiwr gwreiddiol y cafodd ei aseinio iddo yn dal i gadw mynediad i'r cysylltiadau
Os oes gan y defnyddiwr un o'r rolau Gweinyddol, efallai y bydd yn dal i gael mynediad at y cofnod hyd yn oed os nad yw'n cael ei rannu gyda nhw. Gwel y tabl caniatadau ar gyfer pa rolau all weld pa gofnodion.
Gall defnyddiwr ei ddad-rannu ei hun o gofnod a pheidio â chael mynediad i'r cofnod mwyach (ar ôl adnewyddu'r dudalen).
