Oletuksena käyttäjällä on pääsy vain niihin tietueisiin, jotka on jaettu hänen kanssaan. Joillakin rooleilla, kuten järjestelmänvalvojan rooleilla, dispatcherilla tai digitaalisella vastaajalla, on pääsy laajempiin tietueisiin, joita ei jaeta heidän kanssaan.
Kun tietue jaetaan käyttäjän kanssa, tällä käyttäjällä on oikeus tarkastella, muokata ja kommentoida tietuetta ja jakaa se muiden kanssa.
Jos käyttäjä luo yhteystiedon, yhteystieto jaetaan automaattisesti hänen kanssaan.
Yhteystieto jaetaan automaattisesti käyttäjän kanssa, kun tämä käyttäjä on:
- @mainittu yhteystiedon kommentissa
- osoitettu yhteyshenkilölle
- osoitettu yhteystiedolle.
- merkitty valmentajaksi
Ryhmä jaetaan automaattisesti käyttäjän kanssa, kun tämä käyttäjä on:
- @mainittu ryhmän kommentissa
- määrätty ryhmälle
- merkitty ryhmän valmentajaksi
Käyttäjän lisääminen ryhmän jäseneksi ei jaa ryhmää kyseisen käyttäjän kanssa.
Manuaalinen jakaminen
Voit jakaa tietueen manuaalisesti (yhteyshenkilö, ryhmä, koulutus jne.) käyttäjän kanssa napsauttamalla 
-painiketta tietueen oikeassa yläkulmassa. Napsauttamalla tätä painiketta näet, kenen kanssa se on tällä hetkellä jaettu.
Käytä hakua löytääksesi käyttäjän, jonka kanssa haluat jakaa tietueen, ja sulje sitten modaali.
Poistetaan tietueen jakaminen
Voit poistaa pääsyn tietueesta avaamalla jakomodaalin ja napsauttamalla x-merkkiä käyttäjän nimen vieressä.
Tietueen jakamisen poistaminen ei koskaan tapahdu automaattisesti. Jos yhteystieto on määritetty tai määrätty toiselle käyttäjälle, alkuperäinen käyttäjä, jolle se on määritetty, säilyttää edelleen pääsyn yhteystietoihin
Jos käyttäjällä on jokin järjestelmänvalvojan rooleista, hänellä voi silti olla tietueen käyttöoikeus, vaikka sitä ei jaetakaan hänen kanssaan. Katso käyttöoikeustaulukko mitkä roolit voivat nähdä mitä tietueita.
Käyttäjä voi poistaa itsensä tietueesta, eikä hänellä ole enää pääsyä tietueeseen (sivun päivityksen jälkeen).
