ડિફૉલ્ટ રૂપે વપરાશકર્તા પાસે ફક્ત તેમની સાથે શેર કરેલા રેકોર્ડ્સની ઍક્સેસ હોય છે. એડમિન રોલ, ડિસ્પેચર અથવા ડિજિટલ રિસ્પોન્ડર જેવી કેટલીક ભૂમિકાઓને રેકોર્ડ્સની વિશાળ શ્રેણીની ઍક્સેસ હોય છે જે તેમની સાથે શેર કરવામાં આવતી નથી.
જ્યારે વપરાશકર્તા સાથે રેકોર્ડ શેર કરવામાં આવે છે, ત્યારે તે વપરાશકર્તાને રેકોર્ડ જોવા, સંપાદિત કરવા અને તેના પર ટિપ્પણી કરવાની અને તેને અન્ય લોકો સાથે શેર કરવાની પરવાનગી હોય છે.
જો કોઈ વપરાશકર્તા સંપર્ક બનાવે છે, તો તે સંપર્ક આપમેળે તેમની સાથે શેર કરવામાં આવે છે.
જ્યારે તે વપરાશકર્તા હોય ત્યારે સંપર્ક આપમેળે વપરાશકર્તા સાથે શેર થાય છે:
- સંપર્ક પરની ટિપ્પણીમાં @નો ઉલ્લેખ કર્યો
- સંપર્કને સોંપેલ છે
- સંપર્કને સોંપેલ છે.
- કોચ તરીકે ચિહ્નિત થયેલ છે
જ્યારે તે વપરાશકર્તા હોય ત્યારે જૂથ આપમેળે વપરાશકર્તા સાથે શેર થાય છે:
- જૂથ પરની ટિપ્પણીમાં @નો ઉલ્લેખ કર્યો
- જૂથને સોંપેલ છે
- જૂથના કોચ તરીકે ચિહ્નિત
વપરાશકર્તાને જૂથના સભ્ય તરીકે ઉમેરવાથી તે વપરાશકર્તા સાથે જૂથ શેર થતું નથી.
મેન્યુઅલી શેરિંગ
વપરાશકર્તા સાથે રેકોર્ડ (સંપર્ક, જૂથ, તાલીમ, વગેરે) મેન્યુઅલી શેર કરવા માટે પર ક્લિક કરો 
રેકોર્ડની ઉપર જમણી બાજુનું બટન. આ બટન પર ક્લિક કરવાથી તમને તે હાલમાં કોની સાથે શેર કરવામાં આવ્યું છે તે દેખાશે.
તમે જેની સાથે રેકોર્ડ શેર કરવા માંગો છો તે વપરાશકર્તાને શોધવા માટે શોધનો ઉપયોગ કરો અને પછી મોડલ બંધ કરો.
રેકોર્ડ અનશેર કરી રહ્યાં છીએ
એક્સેસ ફોર્મ રેકોર્ડ દૂર કરવા માટે શેર મોડલ ખોલો અને વપરાશકર્તાના નામની બાજુમાં x પર ક્લિક કરો.
રેકોર્ડને અનશેર કરવાનું ક્યારેય આપમેળે થતું નથી. જો કોઈ સંપર્ક કોઈ અલગ વપરાશકર્તાને સોંપવામાં આવ્યો હોય અથવા સબસસાઇન કરવામાં આવ્યો હોય, તો તે જે મૂળ વપરાશકર્તાને સોંપવામાં આવ્યો હતો તે હજી પણ સંપર્કોની ઍક્સેસ જાળવી રાખે છે.
જો વપરાશકર્તા પાસે એડમિન ભૂમિકાઓમાંથી કોઈ એક હોય, તો તેઓ તેમની સાથે શેર ન કરે તો પણ રેકોર્ડની ઍક્સેસ મેળવી શકે છે. જુઓ પરવાનગી ટેબલ શું ભૂમિકાઓ માટે શું રેકોર્ડ્સ જોઈ શકે છે.
વપરાશકર્તા તેમને રેકોર્ડમાંથી જાતે જ અનશેર કરી શકે છે અને હવે તેની પાસે રેકોર્ડની ઍક્સેસ નથી (પૃષ્ઠને તાજું કર્યા પછી).
