डिफ़ॉल्ट रूप से एक उपयोगकर्ता के पास केवल उन रिकॉर्ड्स तक पहुंच होती है जो उनके साथ साझा किए जाते हैं। एडमिन रोल्स, डिस्पैचर या डिजिटल रिस्पॉन्डर जैसी कुछ भूमिकाओं के पास रिकॉर्ड की एक विस्तृत श्रृंखला तक पहुंच होती है जो उनके साथ साझा नहीं की जाती है।
जब किसी उपयोगकर्ता के साथ एक रिकॉर्ड साझा किया जाता है, तो उस उपयोगकर्ता के पास रिकॉर्ड को देखने, संपादित करने और उस पर टिप्पणी करने और इसे दूसरों के साथ साझा करने की अनुमति होती है।
यदि कोई उपयोगकर्ता संपर्क बनाता है, तो वह संपर्क स्वचालित रूप से उनके साथ साझा किया जाता है।
किसी उपयोगकर्ता के साथ संपर्क स्वचालित रूप से साझा किया जाता है, जब वह उपयोगकर्ता:
- संपर्क पर एक टिप्पणी में @उल्लेख किया गया
- संपर्क को सौंपा
- संपर्क को सौंपा गया।
- कोच के रूप में चिह्नित
एक उपयोगकर्ता के साथ एक समूह स्वचालित रूप से साझा किया जाता है जब वह उपयोगकर्ता:
- समूह पर एक टिप्पणी में @उल्लेख किया गया
- समूह को सौंपा
- समूह के कोच के रूप में चिह्नित
किसी उपयोगकर्ता को समूह के सदस्य के रूप में जोड़ने से समूह उस उपयोगकर्ता के साथ साझा नहीं होता है।
मैन्युअल रूप से साझा करना
उपयोगकर्ता के साथ रिकॉर्ड (संपर्क, समूह, प्रशिक्षण, आदि) को मैन्युअल रूप से साझा करने के लिए पर क्लिक करें 
रिकॉर्ड के शीर्ष दाईं ओर बटन। इस बटन पर क्लिक करने से आपको पता चलेगा कि यह वर्तमान में किसके साथ साझा किया गया है।
उपयोगकर्ता उस उपयोगकर्ता को खोजने के लिए खोज करें जिसके साथ आप रिकॉर्ड साझा करना चाहते हैं और फिर मोडल को बंद करें।
एक रिकॉर्ड को साझा करना
एक्सेस फॉर्म को हटाने के लिए एक रिकॉर्ड शेयर मोडल खोलें और उपयोगकर्ता के नाम के आगे x पर क्लिक करें।
रिकॉर्ड को साझा करना कभी भी स्वचालित रूप से नहीं होता है। यदि किसी संपर्क को किसी भिन्न उपयोगकर्ता को असाइन या सब-असाइन किया गया है, तो उसे असाइन किया गया मूल उपयोगकर्ता अभी भी संपर्कों तक पहुँच रखता है
यदि उपयोगकर्ता के पास व्यवस्थापकीय भूमिकाओं में से एक है, तो उनके पास अभी भी रिकॉर्ड तक पहुंच हो सकती है, भले ही यह उनके साथ साझा न किया गया हो। देखें अनुमति तालिका किस भूमिका के लिए क्या रिकॉर्ड देख सकते हैं।
एक उपयोगकर्ता स्वयं को एक रिकॉर्ड से साझा कर सकता है और अब रिकॉर्ड तक पहुंच नहीं रख सकता है (पृष्ठ को रीफ्रेश करने के बाद)।
