Secara default, pengguna hanya memiliki akses ke catatan yang dibagikan dengan mereka. Beberapa peran seperti Peran Admin, Dispatcher, atau Digital Responder memiliki akses ke rentang catatan yang lebih luas yang tidak dibagikan dengan mereka.
Saat rekaman dibagikan dengan pengguna, pengguna tersebut memiliki izin untuk melihat, mengedit, dan mengomentari rekaman tersebut dan membagikannya dengan orang lain.
Jika pengguna membuat kontak, kontak tersebut secara otomatis dibagikan dengan mereka.
Kontak secara otomatis dibagikan dengan pengguna saat pengguna tersebut:
- @disebutkan dalam komentar di kontak
- ditugaskan ke kontak
- dialihkan ke kontak.
- ditandai sebagai pelatih
Grup secara otomatis dibagikan dengan pengguna saat pengguna tersebut:
- @disebutkan dalam komentar di grup
- ditugaskan ke grup
- ditandai sebagai pelatih grup
Menambahkan pengguna sebagai anggota grup tidak akan berbagi grup dengan pengguna tersebut.
Berbagi secara manual
Untuk berbagi rekaman secara manual (kontak, grup, pelatihan, dll) dengan pengguna, klik pada 
tombol di kanan atas rekaman. Mengklik tombol ini akan menunjukkan kepada Anda dengan siapa saat ini dibagikan.
Gunakan pencarian untuk menemukan pengguna yang ingin Anda bagikan rekamannya dan kemudian tutup modalnya.
Mengurungkan berbagi rekaman
Untuk menghapus akses dari catatan, buka modal berbagi dan klik x di sebelah nama pengguna.
Membatalkan pembagian rekaman tidak pernah terjadi secara otomatis. Jika kontak ditetapkan atau dialihkan ke pengguna lain, pengguna asli yang ditetapkan untuk tetap memiliki akses ke kontak
Jika pengguna memiliki salah satu peran Admin, mereka mungkin masih memiliki akses ke rekaman meskipun tidak dibagikan dengan mereka. Lihat tabel izin untuk role apa bisa lihat record apa.
Seorang pengguna dapat membatalkan pembagiannya sendiri dari rekaman dan tidak lagi memiliki akses ke rekaman tersebut (setelah menyegarkan halaman).
