כברירת מחדל למשתמש יש גישה רק לרשומות המשותפות איתו. לחלק מהתפקידים כמו תפקידי הניהול, ה-Dispatcher או המשיב הדיגיטלי יש גישה למגוון רחב יותר של רשומות שאינן משותפים איתם.
כאשר רשומה משותפת עם משתמש, למשתמש זה יש הרשאה להציג, לערוך ולהגיב על הרשומה ולשתף אותה עם אחרים.
אם משתמש יוצר איש קשר, איש קשר זה שותף איתו אוטומטית.
איש קשר משותף אוטומטית עם משתמש כאשר משתמש זה:
- @מוזכר בהערה על איש הקשר
- שהוקצה לאיש הקשר
- מוקצה משנה לאיש הקשר.
- מסומן כמאמן
קבוצה משותפת אוטומטית עם משתמש כאשר משתמש זה:
- @מוזכר בתגובה על הקבוצה
- שהוקצה לקבוצה
- מסומן כמאמן הקבוצה
הוספת משתמש כחבר בקבוצה אינה משתפת את הקבוצה עם אותו משתמש.
שיתוף ידני
כדי לשתף רשומה ידנית (איש קשר, קבוצה, הדרכה וכו') עם משתמש לחץ על 
לחצן בפינה השמאלית העליונה של רשומה. לחיצה על כפתור זה תראה לך עם מי הוא משותף כעת.
השתמש בחיפוש כדי למצוא את המשתמש שאיתו אתה רוצה לשתף את הרשומה ולאחר מכן סגור את המודאל.
ביטול שיתוף רשומה
כדי להסיר גישה מרשומה, פתח את תבנית השיתוף ולחץ על ה-x לצד שם המשתמש.
ביטול שיתוף רשומה לעולם לא מתרחש באופן אוטומטי. אם איש קשר מוקצה או מוקצה משנה למשתמש אחר, המשתמש המקורי אליו הוקצה עדיין שומר על גישה לאנשי הקשר
אם למשתמש יש אחד מתפקידי האדמין, ייתכן שעדיין תהיה לו גישה לרשומה גם אם היא לא שותפה איתו. ראה את טבלת ההרשאות עבור אילו תפקידים יכולים לראות אילו רשומות.
משתמש יכול לבטל את השיתוף בעצמו מרשומה ואין לו יותר גישה לרשומה (לאחר רענון הדף).
