Стандардно, корисникот има пристап само до записите што се споделени со него. Некои улоги како Улогите на администраторот, диспечерот или Дигиталниот одговор имаат пристап до поширок опсег на записи што не се споделени со нив.
Кога записот се споделува со корисник, тој корисник има дозвола да ја гледа, уредува и коментира записот и да ја сподели со други.
Ако корисникот создаде контакт, тој контакт автоматски се споделува со него.
Контактот автоматски се споделува со корисник кога тој корисник е:
- @споменато во коментар на контактот
- доделени на контактот
- доделен на контактот.
- означен како тренер
Групата автоматски се споделува со корисник кога тој корисник е:
- @спомнат во коментар за групата
- доделени на групата
- означен како тренер на групата
Додавањето корисник како член на групата не ја споделува групата со тој корисник.
Рачно споделување
За рачно споделување на запис (контакт, група, обука итн.) со корисник кликнете на 
копче на горниот десен агол на записот. Со кликнување на ова копче ќе се покаже со кого е моментално споделено.
Користете го пребарувањето за да го пронајдете корисникот со кој сакате да ја споделите записот и потоа затворете го модалот.
Отстранување споделување запис
За да го отстраните пристапот од запис, отворете го модалот за споделување и кликнете на x веднаш до името на корисникот.
Отстранувањето на запис никогаш не се случува автоматски. Ако контактот е доделен или дополнително доделен на друг корисник, оригиналниот корисник на кој му бил доделен сè уште го задржува пристапот до контактите
Ако корисникот има една од администраторските улоги, тој сепак може да има пристап до записот дури и ако не е споделен со него. Видете го табела за дозволи за кои улоги може да се види какви записи.
Корисникот може сам да го откаже споделувањето од записот и повеќе да нема пристап до записот (откако ќе ја освежи страницата).
