Standaard heeft een gebruiker alleen toegang tot de records die met hem worden gedeeld. Sommige rollen, zoals de beheerdersrollen, de verzender of de digitale responder, hebben toegang tot een breder scala aan records die niet met hen worden gedeeld.
Wanneer een record wordt gedeeld met een gebruiker, heeft die gebruiker toestemming om de record te bekijken, te bewerken, erop te reageren en deze met anderen te delen.
Als een gebruiker een contact maakt, wordt dat contact automatisch met hem gedeeld.
Een contact wordt automatisch gedeeld met een gebruiker wanneer die gebruiker:
- @vermeld in een opmerking over het contact
- toegewezen aan de contactpersoon
- subtoegewezen aan de contactpersoon.
- gemarkeerd als de coach
Een groep wordt automatisch gedeeld met een gebruiker wanneer die gebruiker:
- @vermeld in een opmerking over de groep
- toegewezen aan de groep
- gemarkeerd als coach van de groep
Als u een gebruiker toevoegt als lid van een groep, deelt u de groep niet met die gebruiker.
Handmatig delen
Om handmatig een record (contact, groep, training, enz.) met een gebruiker te delen, klikt u op de 
knop in de rechterbovenhoek van een record. Als u op deze knop klikt, ziet u met wie deze momenteel wordt gedeeld.
Gebruik de zoekopdracht om de gebruiker te vinden met wie u het record wilt delen en sluit vervolgens de modal.
Het delen van een record ongedaan maken
Om de toegang tot een record te verwijderen, opent u de share-modal en klikt u op de x naast de gebruikersnaam.
Het ongedaan maken van het delen van een record gebeurt nooit automatisch. Als een contact is toegewezen of subtoegewezen aan een andere gebruiker, behoudt de oorspronkelijke gebruiker aan wie het was toegewezen nog steeds toegang tot de contacten
Als de gebruiker een van de beheerdersrollen heeft, heeft hij mogelijk nog steeds toegang tot de record, zelfs als deze niet met hem wordt gedeeld. Zie de machtigingen tabel voor welke rollen welke records kunnen zien.
Een gebruiker kan zelf het delen van een record opheffen en heeft geen toegang meer tot de record (na het vernieuwen van de pagina).
