În mod implicit, un utilizator are acces numai la înregistrările care sunt partajate cu el. Unele roluri, cum ar fi Rolurile de administrator, Dispatcher sau Digital Responder au acces la o gamă mai largă de înregistrări care nu sunt partajate cu ei.
Când o înregistrare este partajată unui utilizator, acesta are permisiunea de a vedea, edita și comenta înregistrarea și de a o partaja altora.
Dacă un utilizator creează o persoană de contact, contactul respectiv îi este distribuit automat.
O persoană de contact este partajată automat unui utilizator atunci când acel utilizator este:
- @menționat într-un comentariu la contact
- atribuit contactului
- subalocate contactului.
- marcat ca antrenor
Un grup este partajat automat unui utilizator atunci când acel utilizator este:
- @menționat într-un comentariu la grup
- atribuite grupului
- marcat ca antrenor al grupului
Adăugarea unui utilizator ca membru al unui grup nu permite accesul la grup cu acel utilizator.
Partajare manuală
Pentru a partaja manual o înregistrare (contact, grup, antrenament etc.) cu un utilizator, faceți clic pe 
butonul din partea dreaptă sus a unei înregistrări. Făcând clic pe acest buton, veți arăta cu cine este partajat în prezent.
Utilizați căutarea pentru a găsi utilizatorul cu care doriți să partajați înregistrarea și apoi închideți modulul.
Anularea partajării unei înregistrări
Pentru a elimina accesul dintr-o înregistrare, deschideți modulul de partajare și faceți clic pe x de lângă numele utilizatorului.
Anularea partajării unei înregistrări nu are loc niciodată automat. Dacă o persoană de contact este atribuită sau subalocată unui alt utilizator, utilizatorul inițial căruia i-a fost atribuit încă păstrează accesul la contacte
Dacă utilizatorul are unul dintre rolurile de administrator, este posibil să aibă în continuare acces la înregistrare, chiar dacă aceasta nu este partajată cu el. Vezi tabelul de permisiuni pentru ce roluri pot vedea ce înregistrări.
Un utilizator își poate anula accesul la o înregistrare și nu mai are acces la înregistrare (după reîmprospătarea paginii).
