Privzeto ima uporabnik dostop samo do zapisov, ki so v skupni rabi z njim. Nekatere vloge, kot so skrbniške vloge, dispečer ali digitalni odzivnik, imajo dostop do širšega nabora zapisov, ki niso v skupni rabi z njimi.
Ko je zapis v skupni rabi z uporabnikom, ima ta uporabnik dovoljenje za ogled, urejanje in komentiranje zapisa ter njegovo skupno rabo z drugimi.
Če uporabnik ustvari stik, se ta samodejno deli z njim.
Stik je samodejno deljen z uporabnikom, ko je ta uporabnik:
- @omenjeno v komentarju na kontakt
- dodeljena stiku
- poddodeljen stiku.
- označen kot trener
Skupina je samodejno deljena z uporabnikom, ko je ta uporabnik:
- @omenjen v komentarju o skupini
- dodeljen skupini
- označen za trenerja skupine
Če uporabnika dodate kot člana skupine, ne delite skupine s tem uporabnikom.
Ročna skupna raba
Če želite ročno deliti zapis (stik, skupino, usposabljanje itd.) z uporabnikom, kliknite na 
gumb v zgornjem desnem kotu zapisa. S klikom na ta gumb se prikaže, s kom je trenutno v skupni rabi.
Uporabite iskanje, da poiščete uporabnika, s katerim želite deliti zapis, in nato zaprite modal.
Preklic skupne rabe zapisa
Če želite odstraniti dostop iz zapisa, odprite način skupne rabe in kliknite x poleg imena uporabnika.
Preklic skupne rabe zapisa se nikoli ne zgodi samodejno. Če je stik dodeljen ali poddodeljen drugemu uporabniku, ima prvotni uporabnik, ki mu je bil dodeljen, še vedno dostop do stikov
Če ima uporabnik eno od vlog skrbnika, ima morda še vedno dostop do zapisa, tudi če ni v skupni rabi z njim. Glej tabela z dovoljenji za katere vloge si lahko ogledate katere zapise.
Uporabnik lahko sam prekliče skupno rabo iz zapisa in nima več dostopa do zapisa (po osvežitvi strani).
