Bilang default, may access lang ang isang user sa mga talaan na ibinabahagi sa kanila. Ang ilang mga tungkulin tulad ng Mga Tungkulin ng Admin, Dispatcher o ang Digital Responder ay may access sa mas malawak na hanay ng mga talaan na hindi ibinabahagi sa kanila.
Kapag ang isang tala ay ibinahagi sa isang user, ang user na iyon ay may pahintulot na tingnan, i-edit, at magkomento sa tala at ibahagi ito sa iba.
Kung ang isang user ay lumikha ng isang contact, ang contact na iyon ay awtomatikong ibabahagi sa kanila.
Awtomatikong ibinabahagi ang isang contact sa isang user kapag ang user na iyon ay:
- @nabanggit sa isang komento sa contact
- itinalaga sa contact
- naka-subassign sa contact.
- minarkahan bilang coach
Awtomatikong ibinabahagi ang isang pangkat sa isang user kapag ang user na iyon ay:
- @nabanggit sa isang komento sa grupo
- itinalaga sa pangkat
- minarkahan bilang coach ng grupo
Ang pagdagdag ng user bilang miyembro ng grupo ay hindi nagbabahagi ng grupo sa user na iyon.
Manu-manong pagbabahagi
Upang manu-manong magbahagi ng record (contact, grupo, pagsasanay, atbp) sa isang user, i-click ang 
button sa kanang tuktok ng isang record. Ang pag-click sa button na ito ay magpapakita sa iyo kung kanino ito kasalukuyang ibinabahagi.
Gumamit ng paghahanap upang mahanap ang user na gusto mong pagbahagian ng record at pagkatapos ay isara ang modal.
Pag-alis ng pagbabahagi ng record
Upang alisin ang access sa isang talaan, buksan ang share modal at i-click ang x sa tabi ng pangalan ng user.
Ang pag-alis sa pagbabahagi ng tala ay hindi kailanman awtomatikong nangyayari. Kung ang isang contact ay itinalaga o naitalaga sa ibang user, ang orihinal na user kung saan ito nakatalaga ay nagpapanatili pa rin ng access sa mga contact.
Kung ang user ay may isa sa mga tungkulin ng Admin, maaari pa rin silang magkaroon ng access sa talaan kahit na hindi ito ibinahagi sa kanila. Tingnan ang talahanayan ng mga pahintulot para sa kung anong mga tungkulin ang makikita kung anong mga tala.
Maaaring i-unshare ng isang user ang sarili nila mula sa isang record at wala nang access sa record (pagkatapos i-refresh ang page).
