Theo mặc định, người dùng chỉ có quyền truy cập vào các bản ghi được chia sẻ với họ. Một số vai trò như Vai trò quản trị viên, Người điều phối hoặc Người phản hồi kỹ thuật số có quyền truy cập vào nhiều loại bản ghi hơn mà không được chia sẻ với họ.
Khi bản ghi được chia sẻ với người dùng, người dùng đó có quyền xem, chỉnh sửa và nhận xét về bản ghi cũng như chia sẻ bản ghi đó với những người khác.
Nếu người dùng tạo một liên hệ, liên hệ đó sẽ tự động được chia sẻ với họ.
Một liên hệ được tự động chia sẻ với người dùng khi người dùng đó:
- @đã đề cập trong một nhận xét về liên hệ
- giao cho liên lạc
- được gán phụ cho liên hệ.
- đánh dấu là huấn luyện viên
Một nhóm được tự động chia sẻ với người dùng khi người dùng đó:
- @đã đề cập trong một nhận xét về nhóm
- được giao cho nhóm
- được đánh dấu là huấn luyện viên của nhóm
Việc thêm người dùng làm thành viên của nhóm sẽ không chia sẻ nhóm với người dùng đó.
Chia sẻ thủ công
Để chia sẻ bản ghi theo cách thủ công (liên hệ, nhóm, đào tạo, v.v.) với người dùng, hãy nhấp vào 
ở trên cùng bên phải của một bản ghi. Nhấp vào nút này sẽ cho bạn biết nó hiện đang được chia sẻ với ai.
Sử dụng tìm kiếm để tìm người dùng mà bạn muốn chia sẻ bản ghi và sau đó đóng phương thức.
Hủy chia sẻ bản ghi
Để xóa quyền truy cập vào biểu mẫu một bản ghi, hãy mở phương thức chia sẻ và nhấp vào dấu x bên cạnh tên người dùng.
Hủy chia sẻ bản ghi không bao giờ xảy ra tự động. Nếu một liên hệ được chỉ định hoặc chỉ định phụ cho một người dùng khác, thì người dùng ban đầu được chỉ định vẫn giữ quyền truy cập vào các liên hệ đó
Nếu người dùng có một trong các vai trò Quản trị viên, họ vẫn có thể có quyền truy cập vào bản ghi ngay cả khi bản ghi không được chia sẻ với họ. xem bảng quyền cho vai trò nào có thể xem hồ sơ nào.
Người dùng có thể hủy chia sẻ bản thân họ khỏi bản ghi và không còn quyền truy cập vào bản ghi (sau khi làm mới trang).
